Pięć prostych zasad, dzięki którym zorganizujesz swój czas jak profesjonalista
Będę z tobą szczery. Książki, podcasty, wykłady i aplikacje. Ukończyłem nawet dwa kursy zarządzania czasem. Myślę, że szukałem sposobu, aby być bardziej wydajnym i zrozumieć, co robię źle. Czego się nauczyłem? Nie ma tajnego rozwiązania, aby zorganizować swój czas. Kropka. Jednak nie popadaj w rozpacz. Jestem tutaj, aby podzielić się kilkoma podstawowymi zasadami, które zwiększą twoją produktywność i usprawnią twój przepływ pracy. Czy jesteś gotowy zorganizować swój czas jak prawdziwy profesjonalista?
1. Napisane, zobaczone, zrobione
Zanim rozpoczniesz swoją podróż, potrzebujesz solidnego planu, aby poruszać się między zadaniami. Weź kartkę papieru i zapisz wszystko, co musisz zrobić. Następnie pomyśl o priorytecie swoich zadań i podziel je na dwie kategorie: ważne projekty i mniej znaczące chóry. Teraz wszystko zaczyna wyglądać jaśniej.
Jeśli jesteś osobą papierową, trzymaj się kalendarza, ale jeśli wolisz rozwiązania cyfrowe, wybierz je zamiast tego (kalendarz Google jest przydatną opcją). Najpierw zaplanuj najważniejsze zadania. Wpisz je do kalendarza, aby wiedzieć, kiedy jest ich termin. To będzie Twoje długoterminowe planowanie.
Pod koniec każdego dnia przygotuj listę rzeczy do zrobienia na następny poranek. W ten sposób pozbędziesz się wszystkich obowiązków i dobrze się wyśpisz. Bądź wybiórczy, wybierz 5-7 zadań każdego dnia i wykonuj więcej tylko wtedy, gdy szybko je ukończysz. A co, jeśli pod koniec dnia niektóre nie zostały ukończone? Umieść je na szczycie listy i zakończ rano.
2. Ustal priorytety zadań
Kiedy patrzysz na swoją listę rzeczy do zrobienia, każde zadanie może wydawać się równie ważne. Jest jeszcze jedna pułapka. Mamy tendencję do zaczynania od mniejszych rzeczy i zostawiania najtrudniejszych na później. W ten sposób odczuwamy natychmiastową gratyfikację, ale patrząc na szerszy obraz, kiedy przychodzi czas na zajęcie się trudniejszymi zadaniami, czujemy się zmęczeni i przytłoczeni.
Brian Tracy w swojej książce Eat That Frog udziela świetnych rad, które mogą zmienić wydajność Twojej pracy na zawsze. Uważa, że zawsze powinniśmy zaczynać od najważniejszego i najbardziej wymagającego zadania z góry listy. Powód jest dość prosty i logiczny. Gdy już je wykonasz, wszystko inne wydaje się niezwykle proste i wykonasz je w mgnieniu oka. Jeśli jednak masz jakieś rzeczy na liście rzeczy do zrobienia, które można wykonać w minutę lub dwie, pozwól sobie zrobić je między głównymi zadaniami. W ten sposób nie stracisz swojego przepływu.
3. Zniszcz mit wielozadaniowości
Były czasy, gdy multitasking był gorącym terminem, którego ludzie używali, aby udowodnić, że są zdolni i godni. Jednak ostatnie badania dowodzą, że multitasking wyrządza więcej szkody niż pożytku. Obniża wydajność, obniża jakość pracy i prowadzi do przytłaczającego uczucia stresu. Niektórzy łączą go nawet z wypaleniem, depresją i lękiem.
Ludzki mózg jest w stanie poradzić sobie z jednym zadaniem na raz, aby ukończyć je w pełni i wydajnie. Pozbawiamy się również uważnego doceniania procesu. Dlatego za każdym razem, gdy siadasz, aby rozpocząć pracę, skup się tylko na jednym zadaniu i kontynuuj, aż je ukończysz. Wiem, że brzmi to niewiarygodnie mało ekscytująco, ale w ten sposób będziesz w stanie poradzić sobie ze wszystkimi swoimi obowiązkami krok po kroku.
Na samym początku Twoje myśli mogą wędrować i możesz pomyśleć o dziesiątkach innych rzeczy, które musisz zrobić. Trzymaj kartkę papieru obok siebie i zapisuj wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Ciągle wracaj do swojego zadania i zajmij się tymi dodatkowymi rzeczami później.
Jeszcze jedno: pozbądź się wszystkiego, co może Cię rozpraszać. Wyłącz telefon komórkowy, zamknij zakładki poczty e-mail na laptopie i skup się na tu i teraz. Po prostu ciesz się chwilą.
4. Walcz z odkładaniem spraw na później
To nieproszone uczucie, o które nikt nie prosi. Nazywa się prokrastynacja i od czasu do czasu nawiedza każdego, utrudniając nam pracę. Zamiast robić to, co ważne, o wiele bardziej ekscytujące jest przewijanie Instagrama lub sprzątanie pokoju, tylko po to, aby udowodnić sobie, że jesteśmy w rzeczywistości bardzo zajęci. Czas mija, a lista rzeczy do zrobienia pozostaje dokładnie taka sama, jak była.
Pytanie brzmi, jak przerwać ten łańcuch bezczynności i oszukać siebie, żeby zrobić to, co trzeba. Bardzo mi przykro, ale jest tylko jedno rozwiązanie i jest to naprawdę chorągiewka: zacznij działać natychmiast. Nie targuj się, nie wahaj się, po prostu to zrób. Jesteś jedyną osobą, która może coś zmienić.
Są jednak dni, kiedy w ogóle nie mamy ochoty pracować. Często stosuję metodę Pomodoro i przysięgam na nią. Dzieli ona zadania na 25-minutowe bloki pracy i 5 minut odpoczynku. Możesz wypróbować mój ulubiony timer Pomodoro tutaj . Wykorzystaj swój czas w pełni, więc gdy jesteś w trybie pracy, nie rozpraszaj się. Nawet jeśli oznacza to wpatrywanie się w ekran komputera przez 25 minut. Inspiracja w końcu cię znajdzie, zaufaj mi.
5. Doceniaj swoje własne miejsce pracy
Twoje miejsce pracy to twoje małe sanktuarium. Może to brzmieć bardzo poetycko, ale jest w tym trochę prawdy. To miejsce, w którym spędzasz większość czasu, więc spraw, aby działało dla ciebie i pomagało ci zwiększyć wydajność. Prawdopodobnie wszyscy macie różne zawody, więc potrzebujecie czegoś innego, aby wykonać swoją pracę. Niezależnie od tego, co robisz, znajdź miejsce, w którym twój mózg otrzymuje sygnał: czas na pracę. Możesz zachować swoje Przez Dariia Day Jedwabne opaski na głowę tam, co uczyni proces przyjemniejszym lub twój ulubiony zapach domu, który skusi cię, żeby tam przyjść. Wiem, że praca na laptopie na przytulnej sofie pod kocem jest o wiele bardziej kusząca niż proste biurko i krzesło, ale to dokładnie to samo miejsce, w którym wieczorem oglądasz Netflixa. Nic dziwnego, że całe twoje ciało mówi ci, żebyś się zrelaksował, zamiast pracować.
Dbaj o swoją przestrzeń, a ona odwdzięczy się tym samym. Po każdym dniu pracy posprzątaj ją, uporządkuj i przygotuj na kolejny dzień. Uczyń z tego rytuał, który będzie jak poklepywanie po plecach, mówiące, że wykonałeś niesamowitą pracę i teraz nadszedł czas na zasłużony odpoczynek.
Dalsza lektura
Czy czujesz się zainspirowany i chciałbyś jeszcze bardziej zwiększyć swoją produktywność? Oto pięć książek wartych przeczytania:
Codzienne rytuały. Jak pracują artyści – Mason Currey
4-godzinny tydzień pracy – Timothy Ferriss
Sprawianie, by pomysły się urzeczywistniały – Scott Belsky
przez Anna Sokołowska