Cinq règles simples pour organiser votre temps comme un professionnel
Je vais être honnête avec vous. Des livres, des podcasts, des conférences et des applications. J'ai même suivi deux cours de gestion du temps. Je pense que je cherchais un moyen d'être plus efficace et de comprendre ce que je faisais mal. Quelle est la chose la plus importante que j'ai apprise ? Il n'y a pas de solution secrète pour organiser son temps. Point final. Cependant, ne désespérez pas. Je suis ici pour partager quelques règles de base qui augmenteront votre productivité et stimuleront votre flux de travail. Êtes-vous prêt à organiser votre temps comme un vrai professionnel ?
1. Écrit, vu, fait
Avant de commencer votre voyage, vous devez avoir un plan solide pour naviguer entre vos tâches. Prenez un morceau de papier et écrivez tout ce que vous devez faire. Ensuite, réfléchissez à la priorité de vos tâches et regroupez-les en deux catégories : les projets importants et les tâches moins importantes. Maintenant, tout commence à paraître plus clair.
Si vous êtes plutôt du genre à utiliser du papier, utilisez un calendrier, mais si vous préférez les solutions numériques, optez plutôt pour celles-ci (Google Calendar est une option pratique). Commencez par planifier vos tâches les plus importantes. Inscrivez-les dans votre calendrier pour savoir quand elles doivent être exécutées. Ce sera votre planification à long terme.
À la fin de chaque journée, préparez une liste de choses à faire pour le lendemain matin. De cette façon, vous vous déchargerez de toutes vos responsabilités et passerez une bonne nuit de sommeil. Soyez sélectif, choisissez 5 à 7 tâches par jour et n'en faites plus que si vous les terminez rapidement. Et si à la fin de la journée, certaines tâches n'ont pas été terminées ? Mettez-les en haut de votre liste et terminez-les le lendemain matin.
2. Priorisez vos tâches
Lorsque vous regardez votre liste de choses à faire, chaque tâche peut sembler aussi importante l'une que l'autre. Mais il existe un autre piège : nous avons tendance à commencer par les petites choses et à laisser les plus difficiles pour plus tard. Nous avons ainsi le sentiment d'une gratification immédiate, mais dans l'ensemble, lorsque vient le moment de nous attaquer à des tâches plus difficiles, nous nous sentons fatigués et dépassés.
Dans son livre Eat That Frog, Brian Tracy donne de précieux conseils qui peuvent changer votre efficacité au travail pour toujours. Il estime que nous devrions toujours commencer par la tâche la plus importante et la plus exigeante en haut de notre liste. La raison en est assez simple et logique. Une fois que vous avez terminé, tout le reste semble extrêmement simple et vous l'exécuterez en un rien de temps. Cependant, si vous avez des choses sur votre liste de choses à faire qui peuvent être terminées en une minute ou deux, permettez-vous de les faire entre vos tâches principales. De cette façon, vous ne perdrez pas votre rythme.
3. Briser le mythe du multitâche
Il fut un temps où le multitâche était un terme à la mode que les gens utilisaient pour prouver qu'ils étaient capables et méritants. Des études récentes, cependant, prouvent que le multitâche fait plus de mal que de bien. Il diminue votre efficacité, réduit la qualité de votre travail et conduit à un sentiment de stress accablant. Certains l'associent même à l'épuisement professionnel, à la dépression et à l'anxiété.
Le cerveau humain est capable de traiter une seule tâche à la fois afin de la terminer complètement et efficacement. Nous nous privons également de l'appréciation consciente du processus. C'est pourquoi chaque fois que vous vous asseyez pour commencer à travailler, concentrez-vous sur une seule tâche et continuez jusqu'à ce que vous l'ayez terminée. Je sais que cela semble incroyablement peu excitant, mais de cette façon, vous serez en mesure de faire face à toutes vos responsabilités étape par étape.
Au tout début, vos pensées peuvent vagabonder et vous pouvez penser à des dizaines d'autres choses que vous devez faire. Gardez un morceau de papier à côté de vous et notez tout ce qui vous passe par la tête. Revenez à votre tâche et traitez ces choses supplémentaires plus tard.
Une dernière chose : débarrassez-vous de tout ce qui pourrait vous distraire. Éteignez votre téléphone portable, fermez les onglets de messagerie de votre ordinateur portable et concentrez-vous sur l'instant présent. Profitez simplement de l'instant présent.
4. Luttez contre la procrastination
Ce sentiment indésirable que personne ne souhaite ressentir. Il s'appelle la procrastination et il nous envahit de temps en temps, entravant notre flux de travail. Au lieu de faire ce qui est important, il est bien plus excitant de faire défiler Instagram ou de commencer à ranger notre chambre juste pour nous prouver que nous sommes en fait extrêmement occupés. Le temps passe et votre liste de choses à faire reste exactement la même qu'avant.
La question se pose de savoir comment briser cette chaîne de paresse et se forcer à faire ce qu'on devrait. Je suis vraiment désolée, mais il n'y a qu'une seule solution et elle est vraiment géniale : se mettre au travail tout de suite. Ne marchandez pas, n'hésitez pas, faites-le. Vous êtes la seule personne qui peut réellement changer les choses.
Il y a cependant des jours où nous n'avons pas du tout envie de travailler. J'utilise souvent la méthode Pomodoro et je jure par elle. Elle divise vos tâches en tranches de 25 minutes de travail et 5 minutes de repos. Vous pouvez essayer mon minuteur Pomodoro préféré ici . Utilisez votre temps au maximum, alors lorsque vous êtes en mode travail, ne vous laissez pas distraire. Même si cela signifie rester devant l'écran de l'ordinateur pendant 25 minutes. L'inspiration finira par vous trouver, croyez-moi.
5. Chérissez votre propre espace de travail
Votre espace de travail est votre petit sanctuaire. Cela peut paraître très poétique mais il y a une part de vérité dans tout cela. C'est l'endroit où vous passez la plupart de votre temps, alors faites en sorte qu'il travaille pour vous et vous aide à améliorer votre efficacité. Vous avez probablement tous des professions différentes et vous avez donc besoin d'autre chose pour terminer votre travail. Peu importe ce que vous faites, trouvez un endroit où votre cerveau reçoit le signal : il est temps de travailler. Vous pouvez garder votre Bandeaux en soie de Dariia Day là où le processus sera plus agréable ou votre parfum d'intérieur préféré pour vous inciter à y venir. Je sais que travailler sur votre ordinateur portable depuis votre canapé confortable sous une couverture est bien plus tentant qu'un simple bureau et une chaise, mais c'est exactement le même endroit où vous regardez Netflix en rafale le soir. Pas étonnant que tout votre corps vous dise de vous détendre au lieu de travailler.
Prenez soin de votre espace et il vous sera utile en retour. Après chaque journée de travail, nettoyez-le, mettez-le en ordre et préparez-le pour le lendemain. Faites-en un rituel qui sera comme une tape dans le dos vous disant que vous avez fait un travail formidable et qu'il est maintenant temps de vous reposer bien mérité.
Lectures complémentaires
Vous vous sentez inspiré et vous aimeriez aller encore plus loin dans votre productivité ? Voici cinq livres qui valent la peine d'être lus :
Mange cette grenouille – Brian Tracy
Rituels quotidiens. Comment travaillent les artistes – Mason Currey
La semaine de travail de 4 heures – Timothy Ferriss
Donner vie aux idées – Scott Belsky
par Anna Sokołowska
